Zatrudniać agencję digitalową, czy rozwijać dział marketingu? Gotowy kalkulator!

Wiele razy w rozmowach z przedsiębiorcami widzę ten sam błąd: niespełnione oczekiwania po zatrudnieniu pierwszej osoby do marketingu. Po kilku miesiącach, pomimo wydanych dziesiątek tysięcy złotych, efekty są znikome – ot, kilka postów na Facebooku czy wpisów na blogu, które widziało niewiele osób. Niestety, 9 na 10 firm nie liczy prawidłowo kosztów zatrudnienia nowego pracownika i nie patrzy na inwestycję przez pryzmat realnych efektów.

Postanowiłem raz na zawsze rozwiać ten mit i pokazać, że strategiczne podejście do rozwoju marketingu firmy wymaga znacznie głębszej analizy niż proste porównanie wynagrodzenia brutto z opłatą agencji. W dzisiejszym materiale udowodnię Wam, że prawdopodobnie mylicie się co do realnych kosztów i dam Wam proste narzędzia, które zmienią Wasze spojrzenie na ten dylemat. Wolisz wersję video? Obejrzyj mój film!

Mit taniego marketera: czy na pewno wiesz, ile kosztuje pracownik?

To, co najczęściej widzę, to firmy porównujące koszt zewnętrznej agencji, np. 4000 zł netto, z pensją nowo zatrudnionej osoby na poziomie 7000 zł brutto. Wydaje się, że zatrudnienie pracownika, który będzie pracował na pełny etat tylko dla nas, jest bardziej opłacalne. To jednak pułapka. Prawdziwy koszt posiadania pracownika na pokładzie znacząco przekroczy nawet dwukrotność kwoty brutto.

Na całkowity koszt zatrudnienia składają się bowiem o wiele więcej elementów niż tylko wynagrodzenie brutto:

• Składki po stronie pracodawcy – to około 20-22% pensji brutto. Przy 7000 zł brutto, realny koszt to już ponad 8400 zł.
• Koszty jednorazowe – sam proces rekrutacji, obejmujący ogłoszenia, rozmowy kwalifikacyjne, testy, a także koszty okołoksięgowe, to co najmniej kilka tysięcy złotych. Do tego dochodzi wyposażenie stanowiska pracy, np. dobry laptop i monitor, co generuje kolejne 5-8 tysięcy złotych.
• Koszty narzędziowe – w dzisiejszym marketingu nikt nie działa bez dostępu do płatnych narzędzi. Myślę tu o subskrypcjach takich jak Senuto/Semrush do SEO, Canva Pro do grafik, czy narzędzia do copywritingu, obsługi social media czy e-mail marketingu (np. Mailchimp). To setki, a nawet tysiące złotych miesięcznie.
• Twój czas (koszt zarządzania) – to często najbardziej niedoceniany koszt. Poświęcasz kilkanaście godzin, a nawet więcej, na wdrożenie, szkolenie, przekazywanie zadań, korygowanie i nadzorowanie pracy nowej osoby. Jeśli Twoja godzina jest warta np. 300 zł, to 10 godzin miesięcznie to dodatkowe 3000 zł do kosztu etatu. To inwestycja, zgoda, ale realnie ponoszony koszt.

Nawet po uwzględnieniu tych wszystkich wydatków, pozostaje fundamentalne ograniczenie: jedna osoba, nawet najbardziej zdolna, zazwyczaj nie będzie specjalizować się we wszystkim. Nie będzie jednocześnie ekspertem od SEO, Google Ads, tworzenia rolek, obsługi social media, pisania bloga, analityki i kreacji. Moim zdaniem to po prostu niemożliwe, aby jedna osoba posiadała tyle kompetencji na najwyższym poziomie.

Model dojrzałości marketingowej. Gdzie jest Twoja firma?

Zamiast pytać „co jest tańsze?”, powinniśmy zadać sobie pytanie: „Na jakim etapie dojrzałości marketingowej jest moja firma i co może przynieść największy skok rozwojowy?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa dla podjęcia racjonalnej decyzji. Wyróżniam trzy kluczowe etapy, które pomogą Wam zdiagnozować, gdzie dokładnie znajduje się Wasza organizacja:

Etap I: chaos i eksperymenty

To typowy obraz większości startupów i małych firm. Działamy często po omacku, nie wiedząc, które kanały marketingowe przyniosą nam najlepsze efekty i jak się komunikować. Na tym etapie, nie ma skuteczniejszego rozwiązania niż zatrudnienie zewnętrznej agencji lub freelancera.

Dlaczego agencja? W ramach jednego budżetu zyskujecie dostęp do pełnego przeglądu kompetencji, czyli do wielu specjalistów z różnych dziedzin (np. od Google Ads, SEO, social mediów), ich doświadczenia z innych branż, a co kluczowe – do całej palety drogich narzędzi marketingowych. Agencja może dla Was szybko przetestować 3-4 różne ścieżki i na podstawie danych wskazać, co działa najlepiej dla Waszej firmy. Wielokrotnie widziałem, jak zatrudnienie jednej osoby na tym etapie kończyło się jeszcze większym chaosem i wydaniem dziesiątek tysięcy złotych bez realnych efektów. Jedna osoba bardzo rzadko posiada tzw. growth mindset, który pozwoli przetestować wiele rozwiązań i spojrzeć na biznes z perspektywy efektu biznesowego.

Jeśli zastanawiasz się, jak optymalnie podejść do wyboru agencji digitalowej, odsyłam Cię do jednego z moich innych filmów, gdzie opowiadam o tym procesie od A do Z:

Etap II: specjalizacja i optymalizacja

Wasza firma rośnie, macie już pewne wnioski z pierwszych działań marketingowych, ale brakuje Wam strategii lub nie jest ona odpowiednio realizowana. Wiecie, że np. 80% klientów pochodzi z kampanii Google Ads, a Waszym celem jest głęboka optymalizacja tego kanału. To jest moment, w którym możecie pomyśleć o zatrudnieniu pierwszego pracownika in-house lub o modelu hybrydowym.

Możecie zatrudnić świetnego specjalistę od Google Ads, który będzie codziennie „dłubał” przy kampaniach i je optymalizował, a jednocześnie korzystać ze wsparcia agencji w innych obszarach, które są mniej kluczowe, ale wciąż potrzebne, np. w prowadzeniu bloga firmowego. Tutaj decyzja zależy od Waszej strategii i tego, co Waszym zdaniem przyniesie najlepszy efekt. Jeśli wciąż brakuje Wam jasnej strategii, zdecydowanie polecam zacząć od jej stworzenia. Na ten temat również mam osobny materiał, w którym odpowiadam na pytanie, czy zawsze potrzebujesz strategii marketingowej.

Etap III: skalowanie i integracja

Jesteście już dojrzałą organizacją, w której funkcjonują procesy, macie narzędzia i poukładaną strategię. Chcecie zbudować zgrany, wewnętrzny zespół, który będzie pracował nad Waszą marką i marketingiem, mając pełną kontrolę nad procesem. To jest etap, gdzie najprawdopodobniej najbardziej potrzebujecie osoby wewnątrz organizacji. Często staje się ona punktem styku między firmą a zewnętrznymi partnerami, dbając o to, by agencje pracowały na najwyższych obrotach i miały wszystkie potrzebne dane.

To jednak nie wyklucza współpracy z agencją czy konsultantem. Zewnętrzny partner może audytować działania, popatrzeć strategicznie z lotu ptaka, zrealizować część działań, w których Wasza ekipa nie jest wyspecjalizowana (np. przygotować kreacje, rozwiązać problemy z analityką), czy wskazać miejsca do optymalizacji. Dojrzałe organizacje zazwyczaj łączą model in-house z agencją, bo wiedzą, że to idealne połączenie.

Kalkulator kosztów. Czy liczby naprawdę nie kłamią?

Jak widzicie, wybór nie jest zero-jedynkowy. To proces, a ostateczna odpowiedź zawsze brzmi: to zależy. Ale żeby pomóc Wam podjąć świadomą decyzję, przygotowałem prosty, ale otwierający oczy kalkulator kosztów, który porównuje dwa scenariusze: zatrudnienie osoby do środka i współpracę z zewnętrzną agencją. Pamiętajcie, że narzędzie to skupia się wyłącznie na stronie kosztowej, a nie na efektach.

Kalkulator bazuje na aktualnych danych rynkowych z Polski na lata 2024/2025, uwzględniając mediany wynagrodzeń, stawki ZUS, rzeczywiste koszty narzędzi (jak Semrush, Canva, Mailchimp) oraz typowe ceny agencji marketingowych.

Przyjrzyjmy się dwóm podstawowym scenariuszom:

1. Scenariusz 1: Junior Specjalista z minimalnym budżetem reklamowym.
   • Jeśli zatrudniacie juniora z wynagrodzeniem 6040 zł brutto i przeznaczacie 1500 zł miesięcznie na budżet reklamowy, roczny koszt wewnętrznego marketera wyniesie około 145 524 zł. W tym budżecie nie ma absolutnie szans na znalezienie doświadczonej osoby, która pokryje wiele obszarów marketingu.
   • Kontrastowo, agencja z tym samym budżetem reklamowym i podstawowym abonamentem na poziomie 30 000 zł rocznie, będzie kosztować niecałe 48 000 zł rocznie. Różnica między tymi opcjami, jak sami widzicie, jest gigantyczna. Agencja poświęci mniej godzin na obsługę, ale czy to będzie mniej efektywne? Moim zdaniem niekoniecznie, bo często na początkowym etapie rozwoju potrzebujecie specjalisty z wielu dziedzin, który punktowo rozwinie Wasz marketing.
2. Scenariusz 2: Bardziej doświadczony pracownik i większy budżet.
   • Zwiększamy budżet reklamowy do 3000 zł miesięcznie i zatrudniamy nieco bardziej doświadczoną osobę, inwestując więcej w szkolenia. Taki pracownik będzie kosztował około 177 572 zł rocznie.
   • Analogiczna, nieco lepsza agencja z tym samym budżetem reklamowym będzie kosztować modelowo około 84 000 zł rocznie. Kosztowo różnica nadal jest gigantyczna.

Mit taniego pracownika to właśnie mit. Ukryte koszty, o których mówiliśmy, stanowią 40-50% całkowitego kosztu zatrudnienia. Finansowo agencja wygrywa praktycznie we wszystkich scenariuszach, a największe oszczędności przynosi w startupach i mniejszych projektach.

Strategiczna decyzja to coś więcej niż koszt

Chciałem Wam pokazać, że warto obliczyć pełny koszt zatrudnienia nowej osoby. Czasami nasze wyobrażenie o koszcie znacząco różni się od tego, ile faktycznie zapłacimy. Nie twierdzę, że in-house to zawsze zły kierunek – wręcz przeciwnie, w wielu przypadkach będzie on właściwy na odpowiednim etapie rozwoju firmy, a nawet będzie jedynym krokiem, aby przejść na zupełnie inny poziom biznesowy.

Pamiętajcie, że decyzja to nie tylko koszty, to przede wszystkim efekty, które możecie uzyskać.

Moja ostateczna odpowiedź na to odwieczne pytanie to: to zależy. Zdiagnozujcie, na którym z trzech etapów rozwoju jest Wasza firma – chaosu i eksperymentów, specjalizacji i optymalizacji, czy skalowania i integracji. Następnie użyjcie mojego kalkulatora kosztów, aby poznać prawdziwe liczby i porównać różne warianty. Kalkulator pozwoli Wam wprowadzić własne dane, wybrać poziom doświadczenia i szacunkowo ocenić pełne koszty, co może stanowić doskonałą podpowiedź, który wariant będzie dla Was najkorzystniejszy.