Jak często wysyłać newsletter do odbiorców?

61% konsumentów chce otrzymywać co najmniej jedną wiadomość e-mail tygodniowo. Prosta zasada jest taka, że wysyłając jedną wiadomość tygodniowo spełniasz oczekiwania większości klientów. No właśnie większości, bo nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi pasującej do każdego przypadku i branży. Ale jest też dobra informacja – pomogę i podpowiem Ci, jak to sprawdzić bazując na danych, narzędziach i badaniach!

Wyżej wymienione badania pokazują również, że najlepszym dniem na wysyłkę newslettera jest dzień powszedni. To właśnie wtedy większość ludzi jest w pracy i wtedy odnotowujemy największą liczbę otwarć e-maili (open rate). Z drugiej strony te różnice nie są ogromne jak pokazuje campaign monitor.

Jaka jest najlepsza godzina do wysyłki newslettera?

Najlepszym wyborem jest wysyłka newslettera o godzinie 15:00 (badania przeprowadzone przez SuperOffice). Wtedy masz szansę na najwyższy współczynnik CTR.

Jeśli chcesz bazować na danych kluczowe wysyłki przygotuj w poniedziałek, wtorek lub środę w godzinach popołudniowych tzn. między 13-15.

Zrozumienie odbiorców newslettera

Przed ustaleniem optymalnej częstotliwości wysyłki, musisz dobrze poznać swoją grupę odbiorców. Strategia marketingowa pomoże zbadać ich potrzeby, preferencje i zachowania. Może się okazać, że masz bardziej „weekendową grupę odbiorców”, która będzie reagowała inaczej niż powyższej wskazane wzorce.

Segmentacja newslettera

Warto wiedzieć, że odbiorcy newslettera mogą mieć różne oczekiwania i potrzeby. Niektórzy mogą być zainteresowani najnowszymi promocjami i ofertami, podczas gdy inni mogą szukać ciekawych artykułów i porad. Dobrym pomysłem jest segmentacja odbiorców, aby znaleźć najlepszy wariant dla DANEJ KONKRETNEJ grupy. Możesz do tego wykorzystać dane deklaratywne, behawioralne lub transakcyjne.

Segmentacja odbiorców może być oparta na różnych kryteriach, takich jak wiek, płeć, lokalizacja geograficzna czy preferowane tematy. Dzięki temu możesz dostarczać odbiorcom treści, które są dla nich najbardziej istotne i interesujące.

Jaki jest dobry współczynnik otwarć newslettera?

Dobry współczynnik to ten przekraczający 21-22%. Ważne jest, aby pamiętać, że średnie współczynniki otwarć mogą się różnić w zależności od konkretnej branży i niszy, czy nawet wielkości bazy. Im większa i starsza baza, tym CTR będzie spadał.

Częstotliwość wysyłki a skuteczność newslettera

Częstotliwość wysyłki newslettera ma duży wpływ na jego skuteczność. Za częste wysyłanie może irytować odbiorców i prowadzić do zniechęcenia do subskrypcji. Zbyt rzadkie wysyłanie natomiast może sprawić, że Twoja marka zostanie zapomniana. Jak więc znaleźć optymalną częstotliwość wysyłki?

W badaniu przeprowadzonym przez MarketingSherpa 86% subskrybentów stwierdziło, że chciałoby otrzymywać newsletter co miesiąc. Z drugiej strony nie jest powiedziane, że tylko raz na miesiąc. Patrząc na uzupełnienie badania przez Campaign Monitor ogólny wniosek to „nie częściej niż dwa razy w tygodniu i co najmniej raz w miesiącu”.

Na częstotliwość wysyłki wpływa kilka kluczowych czynników:

• Cel newslettera: Co próbujesz osiągnąć? Na przykład, jeśli działasz w branży edukacyjnej, możesz tworzyć cotygodniowy newsletter skupiający się na zasobach edukacyjnych i wskazówkach, które mogą pomóc nauczycielom i uczniom. (miesięcznie może być zbyt rzadko)
  Jeśli działasz w branży turystycznej, możesz zdecydować się na tworzenie kwartalnych e-maili skupiających się na nadchodzących wydarzeniach związanych z regionem, w którym znajduje się Twoja firma. (codziennie może to być zbyt często)
• Twoja grupa docelowa: jeśli działasz w branży edukacyjnej, grupą docelową mogą być rodzice, którzy czytają newsletter po dniu pracy, więc cotygodniowy e-mail w weekend może tu idealnie pasować.
• Twoje współczynniki otwarć i odrzuceń: śledząc współczynniki otwarć i odrzuceń, możesz zobaczyć, co sprawdza się w przypadku Twoich klientów. Obserwując, co robią Twoi klienci możesz dostosować częstotliwość wysyłania i jego tematykę
  Ostatecznie, jak napisałem wyżej celem jest CTR powyżej 21% oraz rosnąca baza aktywnych odbiorców newslettera.

Najlepsze praktyki dotyczące częstotliwości wysyłki newslettera

Zasady dotyczące regularności wysyłki

Regularność jest kluczowa dla skutecznej komunikacji. Należy unikać długich przerw w wysyłce newslettera, ponieważ może to sprawić, że odbiorcy zapomną o Twojej marce. Jeśli ustalisz, że wysyłka będzie odbywać się raz w tygodniu, postaraj się tego trzymać. Odbiorcy będą wtedy wiedzieć, czego się spodziewać i czekać na Twoje wartościowe treści. Przyzwyczajenia budują markę!

Warto również zauważyć, że regularna wysyłka newslettera może pomóc w budowaniu zaufania i lojalności odbiorców. Kiedy odbiorcy regularnie otrzymują wartościowe treści od Twojej marki, mogą poczuć się bardziej związani z nią i być bardziej skłonni do angażowania się w interakcje.

Jak dostosować częstotliwość wysyłki do potrzeb odbiorcy?

Jednak nawet jeśli ustalona została pewna regularność, warto dać możliwość odbiorcom samodzielnego wyboru częstotliwości. Daj im możliwość zapisania się na newsletter o większej lub mniejszej częstotliwości wysyłki. Dzięki temu będziesz w stanie dostosować się do indywidualnych preferencji odbiorców i zapewnić im lepsze doświadczenie. Mało która marka wdraża takie rzeczy.

Ważne jest również monitorowanie reakcji odbiorców na różne częstotliwości wysyłki. Możesz przeprowadzić testy A/B, wysyłając jednej grupie odbiorców newsletter raz w tygodniu, a drugiej grupie co dwa tygodnie. Analizując wyniki, będziesz mógł ocenić, która częstotliwość jest bardziej efektywna i dostosować swoją strategię wysyłki.

Narzędzia do zarządzania wysyłką newslettera

Wybrałem kilka przydatnych narzędzi, które ułatwią Ci zarządzanie i automatyzację procesu wysyłki. Bez nich raczej się nie ruszysz 🙂

Najbardziej popularne narzędzia do wysyłki newslettera:

• GetResponse
• Mailchimp
• Active Campaign
• SendInBlue
• Benchmark
• AWeber
• Flodesk

Praktycznie każde z nich ma posiada funkcję zarządzania bazami danych, automatyzacji, segmentacji i kreatora treści . Dzięki nim możesz skonfigurować kampanie automatyczne, które będą wysyłane w określonych momentach, na podstawie działań odbiorcy.

Warto zaznaczyć, że narzędzia do automatyzacji wysyłki newslettera oferują również możliwość personalizacji treści. Dzięki temu możesz dostosować wiadomości do preferencji i zachowań odbiorców, co zwiększa szanse na skuteczną komunikację.

Monitorowanie i analiza wyników

Na koniec wybrałem kilka wskaźników/metryk, które warto monitorować w kampaniach newsletterowych:

1) Klikalność
Jednym z powodów, dla których wysyłasz newsletter, jest przede wszystkim nakłonienie ludzi do kliknięcia czegoś (lub kilku linków)… dlatego śledzenie liczby kliknięć otrzymywanych w newsletterach to świetny sposób na ocenę efektywności.

2) Konwersje
Oprócz mierzenia tego, w co ludzie klikają w Twoich e-mailach, powinieneś przyjrzeć się temu, co robią po kliknięciu. Czy dokonują konwersji w formularzu strony docelowej?

Niezależnie od tego, co chcesz, aby ludzie robili po kliknięciu Twojego e-maila, powinieneś śledzić te działania. Wysyłasz e-maile nie tylko po to, by uzyskać kliknięcia – chcesz, aby ludzie po kliknięciu coś zrobili.

3) Rozwój bazy
Z biegiem czasu będziesz chciał, aby coraz więcej osób klikało i dokonywało konwersji w Twoich wysyłkach e-mailowych, ponieważ im częściej będą to robić, tym większe prawdopodobieństwo, że osiągniesz swoje miesięczne cele. Rozwój bazy to jedna z najlepszych metryk do oceny efektywności marketingowej.

4) Liczba przekierowań
Ten wskaźnik może być dobrym uzupełnieniem oceny czy wiadomość ma potencjał viralowy, czy chciałbym ją przekazać do mojego znajomego.

5) Dostarczalność
Współczynnik dostarczalności to całkowita liczba wysłanych e-maili pomniejszona o całkowitą liczbę odrzuceń, podzielona przez całkowitą liczbę wysłanych e-maili.

Twój współczynnik powinien przekraczać 95% – jeśli zauważysz, że ogólnie spada poniżej tego poziomu, spróbuj uporządkować swoją listę z błędnych i nieaktywnych adresów e-mail.

6) Całkowity zwrot z inwestycji
Dzięki analityce obliczysz, jak newsletter przekłada się na konwersje, zakupy, powracalność, średni koszyk czy ostatecznie wartość życiową LTV.